Không ít người đi làm cảm thấy một ngày làm việc trôi qua rất nhanh, nhưng cuối ngày nhìn lại lại không rõ mình đã hoàn thành được bao nhiêu việc thực sự quan trọng. Vấn đề thường không nằm ở việc thiếu thời gian, mà ở cách thời gian đang được sử dụng.

Nhận diện nơi thời gian đang bị “rò rỉ”

Trước khi áp dụng bất kỳ phương pháp quản lý thời gian nào, nên dành 2-3 ngày ghi chú lại thực tế mình đã dùng thời gian như thế nào – bao gồm cả những khoảng thời gian lướt điện thoại, trả lời tin nhắn không liên quan đến công việc, hoặc chuyển đổi qua lại giữa nhiều đầu việc. Nhiều người bất ngờ khi nhận ra một phần lớn thời gian trong ngày bị phân tán bởi những việc tưởng như nhỏ nhặt.

Ưu tiên công việc theo mức độ quan trọng, không chỉ theo deadline

Một sai lầm phổ biến là chỉ làm việc theo thứ tự deadline gần nhất, bất kể mức độ quan trọng. Cách tiếp cận hiệu quả hơn là phân loại công việc theo hai trục: mức độ quan trọng và mức độ khẩn cấp. Những việc vừa quan trọng vừa khẩn cấp cần xử lý ngay, nhưng những việc quan trọng mà chưa khẩn cấp – như lên kế hoạch dài hạn hay phát triển kỹ năng – thường bị trì hoãn vô thời hạn nếu không chủ động dành thời gian riêng cho chúng.

Áp dụng khối thời gian tập trung (Time Blocking)

Thay vì để lịch làm việc trôi theo cảm hứng, hãy chia ngày làm việc thành các khối thời gian cụ thể cho từng loại công việc: một khối cho xử lý email và tin nhắn, một khối cho công việc cần tập trung sâu, một khối cho các cuộc họp. Cách này giúp tránh tình trạng liên tục chuyển đổi giữa các loại công việc khác nhau, vốn tiêu tốn nhiều năng lượng tinh thần hơn người ta thường nghĩ.

Hạn chế đa nhiệm khi xử lý công việc quan trọng

Nghe có vẻ ngược đời trong một môi trường làm việc đòi hỏi xử lý nhiều việc cùng lúc, nhưng với những đầu việc thực sự quan trọng, tập trung hoàn thành từng việc một thường hiệu quả hơn nhiều so với cố gắng làm nhiều việc song song. Mỗi lần chuyển đổi giữa các nhiệm vụ đều tốn thời gian để “khởi động lại” sự tập trung.

Học cách từ chối hoặc ủy quyền hợp lý

Nhiều người quản lý thời gian kém không phải vì thiếu kỹ năng lập kế hoạch, mà vì ôm đồm quá nhiều việc không thực sự cần thiết phải tự mình làm. Học cách từ chối những yêu cầu không phù hợp với ưu tiên hiện tại, hoặc ủy quyền cho đồng nghiệp khi có thể, là kỹ năng quan trọng không kém việc lập kế hoạch.

Dành thời gian nghỉ ngơi có chủ đích

Làm việc liên tục không nghỉ không đồng nghĩa với hiệu quả cao hơn. Những khoảng nghỉ ngắn giữa các khối thời gian làm việc giúp duy trì sự tập trung lâu dài, tránh tình trạng kiệt sức vào cuối ngày khiến năng suất giảm sút ở những giờ làm việc cuối cùng.

Kết

Quản lý thời gian hiệu quả không phải là nhồi nhét càng nhiều việc càng tốt vào một ngày, mà là biết ưu tiên đúng việc, tập trung đúng cách, và dành không gian hợp lý cho cả công việc lẫn nghỉ ngơi. Bắt đầu từ những thay đổi nhỏ, áp dụng dần dần, sẽ hiệu quả hơn nhiều so với việc cố gắng thay đổi toàn bộ thói quen làm việc trong một sớm một chiều.

UNIVA hiện có nhiều vị trí đang tuyển tại Việt Nam và Philippines – xem chi tiết tại trang Tuyển dụng của chúng tôi.