Với sự bùng nổ của Shopee, TikTok Shop, Lazada tại Việt Nam, vị trí Vận hành gian hàng TMĐT (E-commerce Operations) đã trở thành một trong những công việc được tuyển dụng nhiều nhất trong ngành bán lẻ trực tuyến. Tuy vậy, không ít người mới tìm hiểu vẫn còn mơ hồ về công việc cụ thể của vị trí này khác gì so với Sales hay Marketing.

Vận hành gian hàng TMĐT là gì

Vận hành gian hàng TMĐT là công việc đảm bảo toàn bộ hoạt động của một hoặc nhiều gian hàng trên các sàn thương mại điện tử diễn ra trơn tru, từ lúc khách hàng nhìn thấy sản phẩm cho đến khi đơn hàng được giao thành công. Đây là vị trí đóng vai trò trung tâm, kết nối giữa kho vận, chăm sóc khách hàng, marketing và ban quản lý gian hàng.

Khác với Sales – tập trung vào việc chốt đơn và chăm sóc từng khách hàng cụ thể – hay Marketing – tập trung vào việc thu hút khách hàng mới, Vận hành quan tâm đến cả hệ thống: gian hàng có hiển thị đúng chưa, tồn kho có chính xác không, đơn hàng có được xử lý đúng hạn không.

Công việc thường ngày của một nhân viên Vận hành

Quản lý sản phẩm và gian hàng

Cập nhật thông tin sản phẩm, giá bán, hình ảnh, và các chương trình khuyến mãi trên gian hàng. Đảm bảo thông tin hiển thị chính xác, nhất quán giữa các sàn nếu gian hàng vận hành đa nền tảng.

Xử lý đơn hàng

Theo dõi và xử lý đơn hàng hằng ngày, phối hợp với bộ phận kho để đảm bảo đơn được đóng gói và giao đi đúng hạn. Xử lý các vấn đề phát sinh như đơn hàng bị hủy, hoàn trả, hoặc giao thiếu hàng.

Theo dõi chỉ số vận hành

Kiểm tra các chỉ số quan trọng như tỷ lệ giao hàng đúng hạn, tỷ lệ hủy đơn, điểm đánh giá của gian hàng, và tồn kho theo từng mã sản phẩm (SKU). Những chỉ số này ảnh hưởng trực tiếp đến thứ hạng hiển thị của gian hàng trên sàn.

Phối hợp với các bộ phận khác

Làm việc chặt chẽ với bộ phận kho vận để đảm bảo tồn kho chính xác, với bộ phận chăm sóc khách hàng để xử lý khiếu nại, và với marketing để lên kế hoạch cho các chương trình khuyến mãi theo lịch của sàn.

Kỹ năng cần có

Ngoài khả năng sử dụng thành thạo các công cụ quản trị của từng sàn (Shopee Seller Center, TikTok Shop Seller Center), người làm vận hành cần có tư duy logic để xử lý số liệu, khả năng đa nhiệm khi phải theo dõi nhiều gian hàng hoặc nhiều đầu việc cùng lúc, và sự tỉ mỉ vì chỉ một sai sót nhỏ trong cập nhật giá hoặc tồn kho cũng có thể ảnh hưởng đến doanh thu.

Khả năng sử dụng Excel hoặc Google Sheets ở mức thành thạo cũng gần như là yêu cầu bắt buộc, vì phần lớn công việc theo dõi số liệu vẫn dựa trên các công cụ này song song với báo cáo có sẵn từ sàn.

Cơ hội phát triển trong lĩnh vực này

Từ vị trí nhân viên vận hành, lộ trình phát triển thường đi theo hướng chuyên sâu hơn về quản lý gian hàng ở quy mô lớn hơn, hoặc chuyển sang các vai trò liên quan như phân tích dữ liệu bán hàng, quản lý danh mục sản phẩm, hay tiến tới vị trí quản lý vận hành cho toàn bộ danh mục gian hàng của công ty.

Kết

Vận hành gian hàng TMĐT là công việc đòi hỏi sự tỉ mỉ, khả năng xử lý đa nhiệm, và tư duy hệ thống – không hào nhoáng như marketing nhưng lại là mắt xích không thể thiếu để một gian hàng vận hành hiệu quả. Đây cũng là vị trí có nhu cầu tuyển dụng cao và cơ hội phát triển rõ ràng trong ngành TMĐT đang tăng trưởng mạnh tại Việt Nam.

UNIVA hiện có nhiều vị trí đang tuyển tại Việt Nam và Philippines – xem chi tiết tại trang Tuyển dụng của chúng tôi.